SEMAINE 1 (14-18 AVRIL)

 

Cette première semaine m’a surtout permis de prendre mes marques dans l’entreprise et d’observer son fonctionnement, notamment avec l’aide d’une stagiaire plus ancienne : Clementina, une Italienne (Panorama Tours traite principalement avec des Italiens).

J’ai ainsi pu me familiariser avec le système de réservations en ligne de l'entreprise (panonline) regroupant tous les clients du TO (agences de voyages, hôtels, chaînes de taxis…). C’est notamment là que l’on rentre les “freesale charts” envoyés par les clients indiquant leurs dates de “closures” (c'est-à-dire quand l’hôtel est booké).

Comme la plupart des stagiaires débutants, je n’ai pas pu couper à l’étape tri et classement des dossiers ! Heureusement au fil de la semaine, les tâches sont devenues plus intéressantes et plus importantes. J’ai donc pu commencer à entrer directement en contact avec le client, notamment en recherchant des guides pour un voyage de groupe à Edimbourg et en appelant les hôtels pour vérifier leurs disponibilités. J’ai également pu créer une “roomimg list” et m’occuper des “check arrival” en contactant les hotels afin d’avoir la confirmation que les réservations des tous prochains jours avaient bien été enregistrées.

Enfin, le vendredi, Clementina m’a montré comment m’occuper d’un “booking tour” (recherche d’hébergement, de chauffeur, de guides…).

 

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SEMAINE 2 (22-25 AVRIL)

 

Deuxième semaine et un jour en moins (déja !) puisque lundi c’était “Easter Monday”.

Cette semaine j’ai alterné jour chargé (où j’ai pu mettre en pratique ce que j’avais appris la semaine précédente) et jour calme (on n’a malheureusement pas toujours le droit de se partager des tâches/dossiers entre collègues).

 

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SEMAINE 3 (28 AVRIL-2 MAI)

 

Troisième semaine, PLEINE cette fois (à vous qui avez eu la chance de faire le pont, le 1er mai n’est malheureusement pas un jour férié en Écosse) en tous les cas au moins en terme de jours...

En effet, j’ai effectué les tâches hebdomadaires de circonstances telles que la rentrée des freesale charts et la vérification/confirmation de réservations (« check arrival ») auprès des clients (hôtels principalement).

Au rayon des nouveautés, j’ai entraperçu comment utiliser le logiciel wintravel (on rentre l’hébergement, les transferts, les activités, etc. concernant les réservations de groupes) et je me suis également occupée d’envoyer les contrats pour 2014/2015 aux hôtels (avec les tarifs/« rates » et les conditions de Panorama Tours).

Par ailleurs, le vendredi est toujours un jour où il y a beaucoup à faire donc j’ai eu l’occasion de me charger de trouver un hôtel pour une réservation de groupe.