SEMAINE 12 (30 JUIN-4 JUILLET)

 

 

Les tâches au département des groupes s’intensifient enfin. Je continue à taper des rooming lists, mais j’ai également pu faire 2 nouvelles choses : mettre à jour des itinéraires ainsi que réserver des activités telles que des entrées de musée, distillerie, château, etc.

Par ailleurs, comme depuis le début je m’occupe aussi des rentrées de freesale charts dans le système de Panorama Tours (panonline) et de contrôler les réservations individuelles auprès des hôtels (check arrival).

La fin de semaine a été assez mouvementée pour toute l’équipe car il a fallu trouver des chambres pour des groupes de 20 à 30 dans des secteurs et à des dates déjà overbookées (notamment à Glasgow fin juillet lors des Commonwealth Games).

 

 

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SEMAINE 13 (7-11 JUILLET)

 

Semaine particulièrement occupée à chercher des hôtels (Edimbourg, Glasgow, Fort William, Liverpool, etc.) ayant des chambres de libres pour plusieurs groupes à des dates s'étalant de août à septembre, et également à vérifier des rooming lists avec les hôtels (nombres de chambres, nombres de personnes, repas, petit-déjeuner et/ou dîner, nom et contact du "tour leader", moyen de paiement, etc.).

 

 

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SEMAINE 14 (14-18 JUILLET)

 

 

Je ne vais pas vous répéter comme les semaines précédentes dans la mesure où je continue à effectuer les tâches qui incombent au département des Groupes.

Toutefois, petite « nouveauté » cette semaine car j'ai un peu plus traité de ce qui concerne les comptes/paiements (bien qu'il y ait au bureau deux personnes exclusivement en charge des "accounts") : il s'agit dans la plupart des cas de demander aux fournisseurs de services (hôtels, châteaux, compagnies de cars, etc.) de nous envoyer une facture (« proforma invoice ») afin de pouvoir procéder au paiement, soit par carte bancaire, soit par chèque. Dans les deux cas, une fois la facture reçue, nous devons remplir un formulaire dans le classeur spécial et le faire signer à Jayne (co-manager et responsable des comptes). Ensuite, il faut envoyer par fax les détails permettant de procéder au paiement (numéro de CB bien évidemment entre autres) au fournisseur et au responsable des comptes au bureau principal (« head office »)de Panorama Tours à Londres.

 

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SEMAINE 15 (21-25 JUILLET)

 

Début de semaine avec les activités habituelles (rooming lits, freesale charts, etc.) et fin de semaine occupée à rechercher des guides, réserver des visites, des trajets en ferry et des taxis pour plusieurs groupes arrivant en Ecosse au mois prochain (août).

 

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SEMAINE 16 (28 JUILLET-1er AOÛT)

Cette semaine, j'ai été bien occupée avec 4 dossiers traités par Joanne : j'ai dû réserver des visites dans des châteaux (Edimbourg, Stirling, Urquhart...), des distilleries (Edradour, Glenfiddish, Glen Mhor...) et aussi des trajets en ferry ainsi que des déjeuners dans des hôtels ou des restaurants.
J'ai aussi dû rechercher des guides, ce qui est particulièrement compliqué en août où la plupart d'entre eux a déjà un planning complètement rempli. Dans ces cas là, on peut être amenés à chercher des guides venant d'une ville voisine (par exemple si l'on cherche un guide pour un tour dans Edimbourg, on peut aussi chercher sur Glasgow mais les frais seront logiquement plus élevés), ou bien si l'on cherche un guide en langue italienne on peut en dernier recours demander à une personne guidant seulement en anglais bien que ça ne soit pas idéal pour un groupe venant d'Italie.
Par ailleurs et comme toutes les semaines, les rentrées de freesale charts sur panonline et jumbo et le « check arrival » m'ont gardées dans le bain des FIT.